ビジネスイベントとは？企画前に知っておきたい基本知識
ビジネスイベントは、企業や団体が戦略的な目的のもとに実施するイベントのことを指します。社内外の関係者に向けて、情報発信・交流・教育・モチベーション向上など、さまざまな狙いで企画されるケースがあります。効果的なイベントを実現するためには、開催目的やターゲットを明確にし、イベントの種類に応じた企画・運営が欠かせません。ここでは、まず企画前に知っておくべきビジネスイベントの基本を解説します。
ビジネスイベントの種類と特徴一覧
ビジネスイベントには多様な種類があります。以下に主な形式とその特徴を紹介します。
①表彰式・社員総会
従業員のモチベーション向上や社内一体感の醸成を目的に行われます。演出や映像など、感情に訴える工夫が重要です。
②展示会・商談会
商品・サービスを対外的にアピールし、見込み顧客やパートナーとの接点をつくることが目的です。集客・導線設計・ブース設計がカギとなります。
③セミナー・講演会
企業の専門性や社会的価値を伝える場として活用されます。登壇者の選定、会場の雰囲気づくり、配信対応などが成功のポイントです。
④採用イベント
合同説明会やインターンシップイベントなど、学生や求職者に企業の魅力を伝える目的で開催されます。
⑤懇親会・周年イベント
交流や感謝を伝えるイベントで、エンタメ性や食事演出が重視されることが多いです。
⑥オンライン・ハイブリッドイベント
遠隔地参加が可能な形式で、近年はセミナーや発表会で多く導入されています。
企画の段階で「どの種類のイベントが目的に最も適しているか」を判断することが、成功の第一歩です。
社内・社外イベントの目的別分類
ビジネスイベントは、「社内向け」と「社外向け」に大きく分類されます。それぞれの目的は異なり、アプローチ方法や演出にも違いが出ます。
【社内イベントの主な目的】
・従業員のモチベーション向上（例：表彰式、社員総会）
・組織の一体感・理念浸透（例：キックオフ、周年イベント）
・スキルアップや教育（例：社内研修、ワークショップ）
【社外イベントの主な目的】
・企業ブランディング・広報（例：新商品発表会、記者会見）
・販促・集客（例：展示会、ポップアップイベント）
・採用活動（例：説明会、インターン企画）
「誰に何を伝えるか」という目的意識を明確にすることで、イベント内容や演出の方向性が定まり、成果につながりやすくなります。
イベントを企画するメリットと活用シーン
ビジネスイベントを実施する最大のメリットは、「対面またはリアルタイムで感情に訴えるコミュニケーション」ができる点にあります。文章や広告では伝えきれないメッセージを、空間や体験として届けられるのがイベントの強みです。
【主なメリット】
・ブランドイメージの向上
・社員や顧客との信頼関係構築
・参加者の記憶に残る体験を提供
・SNSやメディアでの波及効果
【活用シーン例】
・新製品の発表タイミングにあわせたローンチイベント
・期初の全社会議としてのキックオフミーティング
・採用強化期間中の企業説明会
・顧客感謝月間の特別イベント
うまく活用すれば、単なる「行事」ではなく、事業戦略と連動した価値ある施策として機能します。
初めてのビジネスイベント企画 成功するための基本ステップ
初めてビジネスイベントを企画する際、「何から始めればいいのか分からない」という声を多く聞きます。特に社内イベント担当者や総務・人事・広報など、普段イベント運営が主業務でない方にとっては、大きなプレッシャーになるものです。このセクションでは、初めての企画でも安心して進められるよう、全体の流れや初期準備、社内承認を得るための資料作成のポイントを解説します。
企画〜運営までの流れと必要期間
ビジネスイベントは、目的の設定から振り返りまで、複数のステップを踏んで進行します。以下は、一般的なイベント企画・運営の流れです。
①目的・ターゲット設定（1〜2週間）
誰に、何を伝えるのかを明確にします。イベントの種類や内容もここで決まるので、アイデアを積極的に出しましょう。
②イベント企画書作成・稟議提出（1〜2週間）
開催形式・会場・日程・構成などの基本企画を決定し、稟議書や企画書を作成します。過去の事例を参考にするのもいいでしょう。
③制作・手配フェーズ（1〜2ヶ月）
会場予約、出演者・備品・配布物の準備などを進めます。必要に応じて業者選定も行います。
④当日運営（イベント当日）
リハーサルや本番進行を現地で管理。タイムスケジュール・台本に基づき運営します。
⑤終了後の振り返り・報告（1週間程度）
効果測定やアンケート集計、社内への報告を行い、次回への改善点を整理します。
イベントの規模によって変動しますが、中小規模のものでも最低1.5〜2ヶ月前からの準備が理想です。
最初にやるべき準備3ステップ
イベント準備は「やるべきことが多すぎて、何から手を付ければよいか分からない」となりがちです。まずは以下の3ステップを意識しましょう。
①目的・ゴールの明確化
「何のためにやるのか」「何を達成すべきか」を、KPIレベルまで具体的に定めます。
②社内関係者の洗い出しと役割分担
上司、広報、営業、人事など、関係部署を整理し、役割分担を決定。特に意思決定者との連携が重要です。
③スケジュール設計とToDoリスト作成
開催日から逆算して、各準備項目の締切を明確に。タスクを見える化することで抜け漏れを防ぎます。
この初動が丁寧にできていれば、後の業務はスムーズに流れます。
社内稟議・上申を通すための資料作りのポイント
イベントの企画には、社内の承認（稟議）が必要不可欠です。しかし、資料の作り方次第で承認のスピードは大きく変わります。以下のポイントを押さえましょう。
①目的・効果を端的に説明する
「ブランディング強化のため」「内定辞退率を減らすため」など、明確な目的があると通りやすくなります。
②費用対効果（ROI）を示す
予算の根拠や、見込まれる成果（例：リード獲得数、参加者満足度）を添えましょう。
③開催概要をビジュアル化
開催日程、場所、想定参加者、流れなどを1ページにまとめた「イベント概要資料」を企画書に添付すると説得力が増します。
また、過去実績や競合企業の取り組み事例も添えると、納得感のある提案になります。
成功事例から学ぶ！目的別のビジネスイベントアイデア集
ビジネスイベントを企画するうえで、多くの担当者が「どんな内容にすれば参加者の満足度が上がるのか」「他社はどう工夫しているのか」と悩みます。このセクションでは、目的別に成功したビジネスイベントの事例やアイデアを紹介し、参考にできるポイントを具体的に解説します。企業の規模や業種を問わず応用できる内容を中心に取り上げます。
表彰式・周年イベントでモチベーションアップを図る
社員の貢献を称える表彰式や、節目を祝う周年イベントは、企業の価値観やビジョンを共有する絶好の機会です。実際に行われた成功事例としては、以下のような工夫がありました。
①演出にこだわる
照明・音響・映像を活用し、まるで「アワード授賞式」のような華やかさを演出。
②個人へのフォーカス
受賞者にスポットライトを当て、スピーチや社内での功績を紹介。承認欲求の充足につながります。
③ゲスト登壇やサプライズ演出
社長やOBからの祝福コメント、特別ゲストの登場で感動を演出。
これらの工夫によって、参加者の満足度が大幅に向上し、翌年のエンゲージメント指標も改善されたという企業もあります。
展示会・セミナーで企業価値をアピールする方法
展示会やセミナーは、BtoBマーケティングにおけるリード獲得や企業価値向上の重要な手段です。以下のような事例が参考になります。
①来場者導線とブースデザインを戦略的に設計
遠くからでも目を引くビジュアルや、体験型コンテンツ（VR・デモ機）を配置。
②セミナーと展示を組み合わせて滞在時間を延長
基調講演をブース内で実施するなど、情報発信と集客を両立。
③商談予約システムの導入
来場前に予約を促し、当日はスムーズに対応できる環境を整備。
成功企業は、イベント後に詳細なデータ分析とフォローアップを実施し、次回の改善に活かしています。
採用イベントで学生の心をつかむ演出とは？
採用イベントは、企業の第一印象を決める大事な場。新卒採用を強化する企業では、以下のような企画が効果的でした。
①先輩社員のリアルな体験談トーク
パンフレットだけでは伝わらない社風や仕事のやりがいを伝える。
②体験型ワークショップや模擬仕事体験
企業文化を“感じる”ことで志望度が上がる。
③インスタ映えスポットの設置
SNSシェアを促進し、ブランド認知も同時に拡大。
とくにZ世代は「企業と自分の相性」を重視する傾向があるため、双方向コミュニケーション型のイベントが有効です。
ユニークな企画で話題を呼んだ成功事例3選
話題性やSNS拡散を狙う企業では、以下のようなユニークな企画が注目されました。
①“リアル脱出ゲーム”形式の社内研修イベント
チームワークや課題解決力を遊びながら体感でき、若手社員から好評。
②屋外フェス形式の周年記念イベント
DJブース・フードトラック・フォトブースを設置し、家族参加型で盛り上がり。企業ブランディングにも好影響。
③“未来の自分へ手紙”企画付き内定式
5年後に開封される手紙をその場で書く演出で、内定者の帰属意識を醸成。
いずれも「参加者の心に残る体験」を重視した点が共通しており、単なる行事に終わらせない仕掛けが成功の鍵となりました。
ビジネスイベントの企画を失敗させないために
ビジネスイベントは、成功すれば企業価値の向上や社内外の信頼獲得に繋がる一方、準備不足やトラブル対応を誤ると、逆効果にもなりかねません。このセクションでは、よくある失敗例やチェックリスト、トラブル対応の事前準備について解説します。経験が浅くても「失敗を避けるための知識」を押さえることで、安心してイベント運営に臨めます。
よくあるミスとその回避策
ビジネスイベントでありがちな失敗には、以下のようなものがあります。
①準備不足による当日の混乱
→リハーサルを行わず進行に支障。事前の動線確認・台本チェックを必ず行いましょう。
②目的と内容のズレ
→「ブランディング」といいながら採用色が強い、など。KPIの明確化と関係者の認識共有が必要です。
③情報共有の不足
→現場スタッフや司会者がスケジュールを把握しておらず進行が滞る。全員に配布する進行マニュアルが必須です。
④天候や交通など外部要因の考慮漏れ
→特に屋外イベントでは、代替案や中止時のフローを事前に決定しておくことが重要です。
いずれも「想定外」ではなく、「想定不足」によって起こるケースがほとんど。プロの視点でのチェックを参考にすることで、これらのミスは避けられます。
チェックリストで準備・進行の抜け漏れを防ぐ
複数人で準備を進めるイベント企画では、「誰が・いつまでに・何をやるか」が明確でないと、重要なタスクの漏れが発生します。以下のようなチェックリスト形式の管理が効果的です。
①会場手配（契約・搬入スケジュール・控室）
②音響・照明・映像の手配
③台本・進行表・登壇者の発言内容チェック
④印刷物（パンフレット・名札・サイン）
⑤ケータリング・感染対策備品・受付体制
⑥搬入出フローの確認
⑦各種連絡先リストの共有
Googleスプレッドシートや専用管理ツール（Asana、Trelloなど）を使い、全スタッフが進捗確認できるようにすることが大切です。
トラブル時の対応マニュアルも事前に用意しよう
イベントでは「想定外」のトラブルがつきものです。ですが、事前にトラブル対応フローを定めておくだけで、対応の精度とスピードが格段に上がります。
例）トラブルと対応マニュアルの一例
①機材トラブル
代替機材の有無／音響担当者の連絡先を事前共有
②登壇者の遅刻・欠席
代理スピーカーの準備 or 該当パートの時間調整案を作成
③来場者トラブル（発熱・迷子など）
総合受付での対応手順／医務室や控室への導線確認
特に、大人数のイベントや役職者が参加する場では「備えておくこと」が信頼構築の鍵になります。
イベント会社に外注する場合の選び方と注意点
ビジネスイベントを社内で全て完結するのは容易ではありません。時間やノウハウ、リソースの制約から、専門のイベント会社に委託するケースも多くあります。このセクションでは、「自社でやるべきか、外注すべきか」の判断基準から、外注時の費用感、信頼できる業者の見極め方、契約の流れまで詳しく解説します。
内製と外注、どちらが最適？判断のポイント
イベントの企画・運営を内製（社内対応）にするか、外注にするかは、以下の観点で判断します。
①社内に経験者や専任担当がいるか
→いない場合は、進行・演出・運営まで全てを回すのは難易度が高く、外注が無難です。
②予算とイベントの規模感
→小規模・短時間の会議や説明会なら内製も可能ですが、大型の表彰式・展示会・周年行事などは専門スキルが必要です。
③社内稟議のスピードと柔軟性
→短期間で企画・実施する必要がある場合、即時対応できる外注会社に依頼することで成功確率が上がります。
「どこまでを社内で」「どこからを外注に任せるか」を部分委託する方法も現実的な選択肢です。
委託費用の目安と相場感
イベントを外注した際の費用感は、規模や内容によって大きく異なりますが、おおよその目安は以下の通りです。
①小規模セミナー（20〜50人）
30万円〜80万円（会場費・人件費・簡易音響込み）
②中規模イベント（100〜300人）
80万円〜300万円（進行管理・音響照明・受付運営含む）
③大規模イベント（500人〜）
300万円〜1,000万円超（演出・機材・装飾・ゲスト手配含む）
費用に影響する主な要素は、「演出の複雑さ」「出演者・ゲストの有無」「装飾・施工」「資料作成・印刷物」などです。複数社から見積を取り、内容と価格のバランスで判断しましょう。
信頼できるイベント会社を選ぶ3つの基準
イベント会社選びで失敗しないためには、以下のような視点が重要です。
①実績と得意分野の明示
→過去の事例を提示してくれる会社は安心。自社のイベント内容と近い経験があるかを確認。
②対応力・レスポンスの早さ
→打ち合わせ時の反応速度や、提案の質が高い会社は、本番時のトラブルにも強いです。
③契約・費用の明瞭性
→見積書に曖昧な記載がないか、追加費用が発生しそうなポイントを事前に明示できるかをチェック。
口コミやGoogleレビュー、取引企業の一覧も参考にしましょう。
見積もりから契約、実施までの流れ
イベント会社に委託する場合の一般的な流れは以下の通りです。
①ヒアリング・企画提案依頼
→希望の規模・目的・日程・予算を伝え、ざっくりとした見積を依頼。
②企画書・見積の提出＆比較検討
→複数社から提案を受け、内容と金額を照らし合わせて検討。
③契約締結・詳細打ち合わせ
→決定後は詳細な台本・進行表の作成。必要な業者や備品の手配もこのタイミングで進行。
④イベント実施・振り返り報告
→本番後は写真やアンケートなどを用いて、効果測定を行うのが一般的です。
スムーズな進行のためには、発注側の窓口（連絡担当者）を一本化しておくことも大切です。
目的別に考えるビジネスイベントのKPIと評価方法
ビジネスイベントは開催すること自体がゴールではありません。採用やブランディング、販促など、目的に応じたKPI（重要業績評価指標）を設定し、その成果を正しく測定することが重要です。このセクションでは、目的別にどんなKPIを設けるべきか、どのように効果を可視化すればよいかを解説します。
ブランディング・認知向上イベントの効果測定方法
ブランドイメージや認知度の向上を目的としたイベントでは、数値化が難しい印象もありますが、以下のような定量・定性データを活用することで評価が可能です。
①参加者数・参加率の記録
→想定人数に対して何割が参加したか。
②SNSでのハッシュタグ投稿数・リーチ数
→SNS露出やUGC（ユーザー生成コンテンツ）の数値化。
③アンケートによるブランドイメージの変化
→「イベント前後での印象変化」を比較できる設問が有効。
④メディア掲載数やWeb記事への流入数
→PR連動型イベントの場合は、広報効果の可視化が必要です。
このようなデータは、次回以降の企画改善にも活用できます。
採用イベントの成果をどう判断する？
採用イベント（合同説明会、会社説明会、インターンシップなど）における効果測定では、応募・選考・入社へのつながりを中心にKPIを設定します。
①イベント参加者数と属性（学年・専攻など）
②エントリー数／エントリー率（参加者に対する応募者数）
③選考通過率・内定率・入社率
④アンケート結果からの「企業理解度」や「志望度」の変化
⑤参加者のSNS投稿・口コミの拡散度
特に新卒採用では、企業認知の初期接点としての価値もあるため、母集団形成の質と量を両方追う必要があります。
社内イベントのエンゲージメント効果とは
社内向けイベント（表彰式・キックオフ・周年式典など）では、KPI設定が甘くなりがちですが、社員エンゲージメントの向上を目標とした評価が重要です。
①参加率・参加意欲（任意参加の場合）
②社内アンケートでの満足度・共感度
③発言量・拍手・リアクションなどの熱量指標
④イベント後のモチベーション変化・定着率
⑤社内SNSやチャットツールでの話題化率
短期的な定量データだけでなく、「やってよかった」と思える空気感や心理的効果をどう可視化・共有するかがポイントです。
使えるテンプレート＆ツール紹介
ビジネスイベントを効率よく進めるには、企画書や進行表、アンケートなどのテンプレートや支援ツールの活用が非常に有効です。このセクションでは、初めての担当者でもすぐに使えるフォーマットや、イベント準備・運営に役立つツールをご紹介します。
企画書テンプレート（無料ダウンロード）
イベントを上申・稟議する際や、社内外の関係者に説明するために必要な「企画書」。以下のような要素を含む構成が一般的です。
①イベントの目的・背景
②対象者・想定参加人数
③実施日程・会場候補
④コンテンツ・タイムテーブル概要
⑤予算の概算と内訳
⑥想定される効果（KPIや期待値）
これらを網羅したパワーポイントやWord形式のテンプレートを活用すれば、見栄えも整い、上司や関係部署への説明もスムーズに進みます。
タイムスケジュール・進行表フォーマット
イベント当日の動きを整理するためには、「タイムスケジュール（分単位の流れ）」「進行台本（誰が何を言うか）」の2種類のフォーマットが必須です。
①タイムスケジュール→分単位で内容と担当を明記
例）10:00 開場 → 10:30 開始（司会A）→ 10:35 オープニング映像（映像オペB）…
②進行台本→MCコメント、映像タイミング、音響指示などを網羅した詳細台本
例）「続いては、表彰式に移ります。受賞者の皆様は前方へお進みください」→ BGM「〇〇」スタート
これらをExcelやGoogleスプレッドシートで管理すると、複数人での編集・確認がしやすくなります。
アンケート・参加者管理に便利なツール
イベントの効果測定や次回改善に欠かせないアンケートや参加者情報の管理も、ツールを使えば大幅に効率化できます。
①Googleフォーム／Microsoft Forms
→無料でアンケート作成可能。自動集計も便利。
②Peatix／EventRegist／こくちーず
→参加登録・メール送信・QRチェックイン機能などをワンストップで提供。
③SurveyMonkey／フォームブリッジ
→ブランドイメージにあったデザインで、高度なアンケート分析が可能。
無料ツールを活用しながら、必要に応じて有料版に移行するのが現実的な運用です。
よくある質問（FAQ）
ビジネスイベントの企画を進める中で、多くの方が感じる疑問や不安にお答えします。初めての方でも安心して取り組めるよう、よくある質問をまとめました。
イベントの企画ができる仕事は何ですか？
①イベント企画に携わる職種には以下のようなものがあります。
②イベントプランナー／ディレクター：企画から進行管理までを担当。
③マーケティング担当者：ブランディングやPR目的のイベントを企画。
④総務・人事・広報担当者：社内表彰式や採用イベントなどの実施担当。
企画職の他にも、音響・映像・会場施工など、実施を支える裏方の職種も多岐に渡ります。
イベント企画会社の相場はいくらですか？
イベント会社への委託費用は内容や規模によって大きく変動しますが、一般的な目安は以下の通りです。
①小規模（20〜50人）→30万〜80万円
②中規模（100〜300人）→80万〜300万円
③大規模（500人〜）→300万円〜1,000万円以上
見積には「演出費」「人件費」「音響照明」「資料制作」「会場費」などが含まれます。内容ごとの明細を確認しましょう。
イベント企画の仕事内容は？
イベント企画の主な業務は以下の通りです。
①企画立案（目的・内容・ターゲットの設定）
②会場・機材・出演者などの手配
③台本や進行表の作成
④当日の運営・進行管理
⑤アンケートや報告書による効果測定
プロジェクトマネジメント力とコミュニケーション力が求められる仕事です。
イベント企画の大手会社は？
国内で知名度のあるイベント企画会社には以下のような企業があります。
①株式会社 電通ライブ
②株式会社 博展
③株式会社 コングレ
④株式会社 イベント・レンジャーズ
⑤株式会社 フロンティアインターナショナル
企業ごとに得意分野や実績が異なるため、目的に合った会社を選びましょう。
どのくらい前から準備を始めるのが理想？
イベントの準備期間は規模や内容によって異なりますが、以下が一般的な目安です。
①小規模セミナー・説明会→1ヶ月前〜
②中規模社内イベント→2〜3ヶ月前〜
③大規模表彰式・展示会→3〜6ヶ月前〜
企画・会場予約・関係者調整を考慮すると、なるべく早めに準備を開始することが重要です。
イベントの効果をどうやって測ればよい？
イベント効果の測定には、以下のようなKPIが役立ちます。
①参加者数／エンゲージメント率
②アンケートによる満足度／印象変化
③SNSでの拡散数／UGCの量
④営業成果・エントリー数（採用イベント）
目的に応じたKPIを事前に設定し、事後に数値で評価する体制を整えておくのがポイントです。
小規模イベントでも外注できる？
はい、可能です。最近では、少人数向けの社内セミナーやワークショップなども、柔軟に対応できるイベント会社が増えています。
予算が限られている場合は部分委託（進行のみ、機材のみ）という方法も有効です。
イベント会社によっては「小規模専門」や「短期対応」サービスを用意しているところもあります。
本記事の内容は一般的な参考情報として提供されています。掲載されている情報の利用は、ご自身の判断と責任において行ってください。
当社は、掲載情報の正確性や最新性について保証するものではなく、これらの情報に基づく行動やその結果について一切の責任を負いません。
電話
スタッフ